„Prawne” metody poświadczania zgodności - czy coś takiego w ogóle istnieje?
Nie zawsze musi być o zamówieniach publicznych, choć i tam znaleźć można zastosowanie dla potwierdzania zgodności odpisów dokumentów z oryginalnymi ich wersjami. Temat wydawałby się prosty, trywialny wręcz, no bo co może być szczególnie problematycznego w tak prostej - wydawałoby się - czynności jaką jest potwierdzenie zgodności dokumentu. Ot, porównuję sobie kopię z okazanym dokumentem - jeżeli jest identyczna, to występuje zgodność. Nie ma w tym żadnej filozofii.
A może jednak? Czy jest jakaś metoda poświadczania zgodności dokumentu, która uchodzi za „legalną”, nie do zakwestionowania? Jak taki odpis powinien wyglądać, co zawierać, aby można było z pewnością stwierdzić: tak, to jest odpis zgodny z oryginałem?
„Oczy Szarleja, zielone jak szkło butelki, były bardzo dziwne. Gdy się w nie spojrzało, dłoń machinalnie sprawdzała, czy sakiewka jest na miejscu, a pierścień na palcu. Myśl z niepokojem biegła ku pozostawionym w domu żonie i córkach, a wiara w cnotę niewieścią obnażała całą swą naiwność. Nagle traciło się wszelkie nadzieje na zwrot pożyczonych pieniędzy, pięć asów w talii do pikiety przestawało dziwić, autentyczna pieczęć pod dokumentem zaczynała wyglądać cholernie nieautentycznie, a drogo kupionemu koniowi zaczynało dziwnie rzęzić w płucach. To właśnie się czuło, gdy patrzyło się w butelkowo zielone oczy Szarleja”¹
W sumie wystarczyłoby napisać: tak, jest taki sposób. Idź do notariusza, okaż oryginał, zrobiona zostanie kopia która zostanie poświadczona. Widząc notarialne poświadczenie odpisu dokumentu nie ma chyba nikogo, kto podważyłby ten sposób potwierdzenia zgodności odpisu, jeżeli tylko dokument ten spełnia wymagania stawiane poświadczeniom w Prawie o notariacie (Dz. U. z 2024 r., poz. 1001).
Zgodnie z art. 96 tej ustawy notariusz poświadcza m.in. zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Takie poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie - również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć (art. 97 ust. 1 ustawy), jak również stwierdzenie o występujących cechach szczególnych (dopiski, poprawki, uszkodzenia dokumentu) jeżeli oryginał takowe zawiera (art. 98 ustawy).
Ale i ten akt prawny nie zawiera „instrukcji”, która wskazywałaby na proces potwierdzania zgodności dokumentu; jak miałby on wyglądać. Logicznie rzecz biorąc - słusznie. Nie ma bowiem jednej metody, którą można by rekomendować jako prawnie dozwolona w tego typu czynnościach. Z tego prostego powodu, że nie ma żadnych przepisów które nakazywałby sposób takiego postępowania. Nie ma opisu co należy zrobić, aby potwierdzić zgodność dokumentu z oryginałem. Co więcej - nie ma nawet wymogu, aby stosować bardzo popularny i przyjęty chyba przez wszystkich zwrot: „za zgodność z oryginałem”. Można zatem zupełnie poprawnie użyć innych sformułowań, byle z ich treści można było wywnioskować, że dokument stanowi wierną kopię okazanego potwierdzającemu oryginału, np: „potwierdzam, że dokument niniejszy stanowi wierne odwzorowanie dokumentu oryginalnego”. Lub inne, bardziej wyszukane zwroty. Przyjęło się jednak owo „za zgodność z oryginałem” bo jest proste i treściwe, i wiadomo o co chodzi. Co jest bowiem istotne? Aby potwierdzenie zgodności w sposób jednoznaczny wskazywało na fakt zgodności dokumentu z okazanym oryginałem tego dokumentu. To jest bowiem celem samej czynności poświadczenia.
Tym samym nie ma znaczenia przyjęta metoda potwierdzenia zgodności dokumentu, jeżeli tylko w sposób nie budzący wątpliwości uznać można, że dokument ten stanowi wierny odpis dokumentu oryginalnego. Można to osiągnąć na różne sposoby: poprzez przystawienie adnotacji na każdej stronie dokumentu, ale również poprzez trwałe zszycie poszczególnych stron dokumentu i przystawienie adnotacji na jednej ze nich (gdzie jakakolwiek zmiana w strukturze dokumentu będzie widoczna). Dla wzmocnienia wiarygodności można dodatkowo zagiąć jeden z rogów wszystkich dokumentów i go spiąć zszywaczem (spinacz to raczej mało trwała metoda jest 😉) i przystawić pieczęć - metoda ta bowiem nawiązuje do sposobu poświadczania dokumentów przez notariusza. Można też na wzór średniowieczny - nanizać wszystkie strony na sznurek, a końce sznurka zalakować 😀. I wszystkie te sposoby będą jak najbardziej prawidłowe. Rozdzielenie tak zszytych stron dokumentu, cokolwiek możliwe, będzie od razu widoczne - a to spowoduje wątpliwości co do zgodności i ewentualną konieczność okazania się oryginałem.
A dlaczego w ogóle ten wpis? Bo spotkałem się z oceną, że tak poświadczony dokument (zszyty zszywaczem na zagiętym rogu, z pieczęcią, i adnotacją na pierwszej stronie potwierdzającą zgodność z oryginałem) jest poświadczony jedynie częściowo... Swoją drogą, ciekawe co autor tego stanowiska powiedziałby na poświadczenie zgodności z oryginałem dokumentu w postaci elektronicznej, gdzie opatrzenie podpisem elektronicznym pliku potwierdza cały dokument, i nie trzeba odwzorowań graficznych podpisu elektronicznego umieszczać na każdej stronie dokumentu np. w formacie PDF. Taki sposób został właśnie przewidziany w rozporządzeniu dotyczącym sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych (...) w zamówieniach publicznych. I to jest ten związek tematu z zamówieniami 😀.
¹ cyt. Andrzej Sapkowski, "Narrenturm".
Copyright Ireneusz Żarłok 2024-2025. Strona stworzona przy pomocy WebWave CMS