Składanie wyjaśnień w zamówieniach publicznych

Dzisiaj pozwolę sobie zaproponować taki temat artykułu. No właśnie - kiedy (w kontekście pisemności) będziemy mieli do czynienia z ważnymi wyjaśnieniami w zamówieniach publicznych? Konkretnie skupimy się na podpisie udzielonych przez wykonawcę wyjaśnień. Czy w ogóle jest wymagana konkretna ich forma?

Problem nie jest czysto teoretyczny, bowiem ostatnio dostałem zapytanie co zrobić w takiej sytuacji, gdy wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień odnośnie złożonych dokumentów podmiotowych z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp, skierował odpowiedź do zamawiającego ale jej ... nie podpisał. Przesłał za pośrednictwem platformy zamówieniowej odpowiedź wraz z plikiem, ale brak było podpisu elektronicznego (jakiegokolwiek stosowanego w zamówieniach). Dylemat - są te wyjaśnienia czy ich nie ma? Jak nie ma wyjaśnień - to odrzucać czy nie odrzucać?

Zajmijmy się najpierw kwestią podpisu. Od czasów wprowadzenia elektronizacji do zamówień publicznych w praktyce pod pojęciem podpisu rozumiemy podpis elektroniczny (kwalifikowany, zaufany lub osobisty - w zależności od progu stosowania ustawy). Ustawa w praktyce w jednym miejscu (art. 63) odwołuje się w ramach procedury do konieczności opatrzenia dokumentów podpisem elektronicznym: oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie, wniosek dotyczący kwalifikowania wykonawców (przy zamówieniach unijnych) oraz oświadczenie wstępne z art. 125 ust. 1 Pzp. Innych wymagań nie ma. Te bowiem uszczegóławia rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie z dnia 30.12.2020 r. (Dz. U. z 2020r., poz. 2452). Ten akt prawny nie tylko określa jakie dokumenty dodatkowo podpisuje się elektronicznie, ale w jaki sposób dokumenty należy przygotowywać (w jakich formatach danych).

Jak zaczniemy analizować treść § 2 ust. 1 i 2 wspomnianego rozporządzenia dojdziemy do przekonania, że składanie wyjaśnień w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie wymaga jakiejś szczególnej formy. Po pierwsze - wyjaśnienia nie zostały wskazane w rozporządzeniu jako jeden z rodzajów dokumentów opisanych w ust. 1 (tam za to znajdziemy wnioski, oferty, prace konkursowe, podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, czy zobowiązanie podmiotu trzeciego). Należy zatem stwierdzić, że wyjaśnienia objęte sa kategorią informacji z ust. 2: Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1.

Co to oznacza? Że mogą być sporządzone w postaci elektronicznej w jednym rodzajów formatów wskazanych w ustawie o informatyzacji (...), ale równie dobrze wystarczające będzie wpisanie tych wyjaśnień w treść maila, który wykonawca wyśle zamawiającemu. I teraz - ręka w górę, kto widział w zamówieniach publicznych podpisany (jednym z powyższych podpisów elektronicznych) e-mail?

Nie spodziewając się lasu rąk stwierdzę, że wynika to z faktu, iż ustawodawca nie przewidział konieczności podpisywania takich informacji podpisem elektronicznym. O konieczności stosowania podpisu elektronicznego przeczytamy np. w § 6 czy 7 tego rozporządzenia, kiedy będziemy musieli określone dokumenty potwiedzić za zgodność lub przesłać przygotowane w postaci elektronicznej (jeżeli jesteśmy np. ich autorem) i takim podpisem opatrzone. Ale nie w przypadku wyjaśnień. Tak samo informacja o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie wymaga podpisu elektronicznego - wystarczy że w treści e-maila zostanie zawarta stosowna adnotacja.

Oczywiście nikt nie broni wykonawcom składania „formalnych” pism, przygotowanych w pliku PDF i opatrzonych dla pewności podpisem elektronicznym. Ale nie ma takiego wymogu.

Ale załóżmy - co byłoby, gdyby wykonawca w ogóle na zapytanie zamawiającego nie odpowiedział. Nie złożył żadnych wyjaśnień w zakreślonym terminie, bo stwierdził „co za bzdury, niech się nauczy czytać ze zrozumieniem, tam w moich dokumentach wszystko jest jasne”. Odrzucić? Nie odrzucić?

Nie ma podstaw do odrzucania. W poszczególnych przypadkach z art. 226 ust. 1 Pzp, który określa przesłanki odrzucenia oferty, nie znajdujemy jako przyczyny odrzucenia braku udzielenia wyjaśnień. Przyjmuje się bowiem, że przez brak wyjaśnień wykonawca tak naprawdę sam sobie szkodzi. Miał możliwość wytłumaczenia zamawiającemu jak należy interpretować określone informacje, ale z tego świadomie zrezygnował. Zatem zamawiający pozostając z wątpliwościami może np. uznać że złożony podmiotowy środek dowodowy w postaci wykazu robót budowlanych nie spełnia warunku opisanego w Specyfikacji. I na tej właśnie podstawie (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit b) odrzucić ofertę. A nie dlatego, że nie otrzymał wyjaśnień.

Zatem za decyzją o odrzuceniu będzie stał nie fakt braku złożenia wyjaśnień, ale okoliczność, która miała być wyjaśniona lecz w efekcie nie została - a zatem interpretacja zamawiającego zdecydowała.

Powrót do bloga

Kiedy wyjaśnienia będą ważne?