Kosztowny błąd informacji o kwocie przeznaczonej na realizację zamówienia

Wiele osób zajmujących się zamówieniami publicznymi ze strony zamawiającego traktuje obowiązek przekazania wykonawcom informacji o wysokości środków przeznaczonych na realizację zamówienia w sposób, można by rzec - beztroski, bezrefleksyjny. No bo to niby tylko informacja, bez większego znaczenia, jak coś to przecież można tę kwotę podnieść do wysokości oferty najkorzystniejszej. Tymczasem ujawnienie tej informacji względem wykonawców niesie ze sobą określone konsekwencje, które niekiedy nie będą mogły - niestety - zostać naprawione. Ale może po kolei...

Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp informacja o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia winna pojawić się najpóźniej przed otwarciem ofert na stronie prowadzonego postępowania. Zamawiający, nie znając jeszcze cen zawartych w potencjalnych ofertach, zobligowany jest odkryć swoje karty i pokazać, ile to jest w stanie kasy wyłożyć, aby dane zamówienie zrealizować. To nie chwalenie się przed innymi, że ma się tyle środków, ale wiadomość dla wykonawców, że co najmniej taką kwotą zamawiający dysponuje i zobowiązuje się zawrzeć umowę (jeżeli tylko nie zajdą okoliczności skutkujące koniecznością unieważnienia postępowania) z oferentem, który nie przekroczył w swojej ofercie tej wartości. Relatywnie winna ona odpowiadać co najmniej kwocie wyliczonej na podstawie szacowania wartości zamówienia - w końcu szacowanie ma dać zamawiającemu odpowiedź jakiego rodzaju poziomu wynagrodzenia winien się spodziewać przy konieczności wykonania zamówienia (tu kłania się wymóg należytej staranności przy ustalaniu wartości szacunkowej), zatem zamawiający zna hipotetyczną wysokość przyszłych ofert i jest w stanie wyznaczyć pewien zakres wynagrodzenia, w którym te oferty powinny się zmieścić. Zatem celowe zaniżanie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia nie będzie działaniem racjonalnym i prawidłowym; w końcu nie po to dokonuje się oszacowania wartości aby potem naiwnie twierdzić, że „może uda się uzyskać kwoty o połowę tańsze” (o ile oczywiście nie zaszły w międzyczasie jakieś okoliczności, które tłumaczyłyby taką obniżkę). Ale o tym może innym razem.

Z samą informacją o kwocie przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia wiąże się jedno szczególne uprawnienie zamawiającego. Otóż w sytuacji, gdy wartość najkorzystniejszej oferty przekracza możliwości finansowe zamawiającego (czyli kwota z oferty jest wyższa niż ta, która została wskazana przez zamawiającego) jest on uprawniony do unieważnienia postępowania. Oczywiście najpierw powinien się zastanowić i podjąć decyzję, czy nie ma możliwości zwiększenia swojej zadeklarowanej kwoty do poziomu odpowiadającego wysokości ceny wskazanej w najkorzystniejszej ofercie, ale w ostateczności może zdecydować o unieważnieniu postępowania (art. 255 pkt 3 ustawy Pzp).

Dlaczego przepis mówi tylko o zwiększeniu owej kwoty do poziomu ceny wynikającej z oferty? Z tego, co wyżej zostało napisane - kwota podana na początku stanowi niejako gwarancję dla wykonawcy, że tyle to zamawiający już ma - a skoro ma, to mniej nie będzie.

Załóżmy zatem, że zamawiający publikując kwotę za którą zamierza zrealizować zamówienie ... pomyli się. I poda kwotę zbyt dużą, taką której nie ma. Nie mówimy tu o pomyłce którą każdy racjonalny człowiek uznałby za niedorzeczną, np. dostawa jednego samochodu dla urzędu, którego specyfikacja nie jest nadmiernie wyśrubowana, miałaby kosztować 20 mln złotych, bo pracownik pomylił się wpisując kwotę i chciał dodać „0” po przecinku (grosze), a wyszło bez przecinka - i zamiast 200.000 jest 20.000.000 zł. Absurd, oczywiście, i racjonalne wyjaśnienie o dostrzeżonej omyłce w mojej ocenie mogłoby odnieść pozytywny skutek. Problem pojawi się natomiast, jeżeli zamiast zaplanowanych 200.000 zł pojawi się na stronie kwota 250.000 zł. W końcu tyle samochód może przecież kosztować, kto zamawiającemu zabroni aby tyle przeznaczyć na zakup pojazdu? 

Jako pierwszy larum podniesie dział księgowości, wskazując na brak zabezpieczenia takiej kwoty w budżecie. Z oczywistych względów zaciągnięcie zobowiązania, które przekracza wartość w planie finansowym jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych - czego każdy zamawiający sie wystrzega. Alternatywa? Dokonać korekty obniżając kwotę która została przekazana wykonawcom.

Takie rozwiązanie nie znajduje jednak uzasadnienia w świetle przepisów Pzp i stanowiłoby niedopuszczalne działanie wymierzone przeciwko zasadzie przejrzystości postępowania. Jak już wspomnieliśmy - jeśli zamawiający zamieści na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, to tym samym zobowiązuje się do wyboru oferty najkorzystniejszej, w której zaoferowana cena lub koszt nie przekroczą podanej przez niego wartości. Obniżenie tej kwoty może zostać uznane za manipulację, która miałaby służyć zamawiającemu w prostym unieważnieniu postępowania: załóżmy, że wykonawca w naszym przykładzie z samochodem złożył ofertę na 220.000 zł. Otrzymując informację o kwocie 250.000 zł ma pewność, że wysokość zaoferowanej przez niego ceny nie będzie miała znaczenia dla zamawiającego, bo środki w tej wysokości są przewidziane do zapłaty. I nagle po otwarciu ofert dowiaduje się, że wartość ta zmalała do wysokości 200.000 zł a zatem zamawiający nagle zyskuje uprawnienie do unieważnienia postępowania. Myśli o ustawieniu przetargu to najłagodniejsza forma reakcji, jaka w wykonawcy się wówczas pojawia. To właśnie możliwość arbitralnego podjęcia decyzji przez zamawiajacego, której początkowo nie miał a w wyniku korekty ją otrzymuje, jest nie do pogodzenia z zasadami przejrzystości postępowania. Z kolei tłumaczenie, że to omyłka, że tak naprawdę to od początku chodziło o owe 200.000 zł trudne będzie do obrony, jeżeli za tę podwyższoną kwotę możliwe jest sfinalizowanie zamówienia publicznego - w końcu to jest celem prowadzonego postępowania, prawda? 

Nie ma zatem możliwości dokonania korekty w takiej sytuacji. Czyli teoretycznie, jeżeli tylko oferta odpowiada wszystkim wymogom zamawiającego, trzeba ją wybrać. I zawrzeć umowę. Co zatem ma zrobić zamawiający postawiony przed takim faktem dokonanym? 

To już temat na kolejny wpis 😉

Copyright Ireneusz Żarłok 2024-2025. Strona stworzona przy pomocy WebWave CMS