Pochopne unieważnienie
Czasem bywa i tak, że zamawiający miał gorszy dzień. I zorientowawszy się że popełniony został błąd, próbuje go naprawić. A kiedy wszystkie możliwości zawodzą, chcąc ratować sytuację decyduje się na unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Przesłanka przewidziana w art. 255 pkt 5 ustawy Pzp kusi, aby z niej skorzystać, w końcu zawsze można w jakiś sposób wykreować wystąpienie takich zmian, które pozwalą na stwierdzenie że dalsze prowadzenie tego postępowania nie ma sensu. A w ogóle to okazuje się że wykonanie teraz tego zamówienia nie leży kompletnie w interesie publicznym. Prawda? Hmmm... prawda???
Decydując się na tak ostateczne rozwiązanie, jakim jest unieważnienie postępowania warto mieć na uwadze generalną zasadę głoszoną przez UZP i Krajową Izbę Odwoławczą, że podstawową funkcją prowadzonego postępowania jest jednak wybór najkorzystniejszej oferty i udzielenie zamówienia. Alternatywą, ale na zasadzie wyjątku, gdy nie można zrealizować pierwszoplanowego celu postępowania jest właśnie unieważnienie - co jest w końcu logiczne: po co tracić energię na coś, czego efekt będzie żaden? Unieważnienie postępowania powinno zatem następować tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy faktycznie wystąpią okoliczności, które nie dają podstaw do dokonania prawidłowego wyboru oferty najkorzystniejszej.
Zamawiający jest zatem uprawniony do unieważnienia postępowania, jeżeli „wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć”. Nie wystarczy zatem ocena, że istnieje potencjalna możliwość wystąpienia jakiejś sytuacji; że może dopiero coś się wydarzyć. Słowo „wystąpiła” oznacza, że już się coś zadziało, i to właśnie stanowi konieczność unieważnienia postępowania. Ponadto zmiana musi być istotna, czyli na tyle poważna, znacząca i niebagatelna, że uniemożliwia wykonanie zamówienia albo dyskwalifikuje dalszą procedurę. Przede wszystkim jednak - zmiana okoliczności musi mieć charakter zewnętrzny, tzn. nie może zależeć od samego zamawiającego. Nie może zatem zostać wywołana działaniami czy zaniechaniami zamawiającego, które on sam wygenerował. W tym kontekście istotne jest prawidłowe przygotowanie postępowania, z zachowaniem należytej staranności definiując ryzyka czy przewidując możliwe do wystąpienia sytuacje. Zamawiający ma środki czy narzędzia, które umożliwiają zidentyfikowanie potrzeb, co przeciwdziałać ma późniejszym problemom realizacji zamówień nietrafionych. Powoływanie się zatem na zmianę okoliczności, które były możliwe do zidentyfikowania na etapie planowania, nie wchodzi absolutnie w grę.
Tak właśnie Krajowa Izba Odwoławcza oceniła sytuację dotycząca unieważnienia postępowania na pełnienie funkcji inwestora zastępczego przy realizacji inwestycji¹, która - jak twierdził zamawiający - nie została przygotowana w sposób należyty i konieczne było zrewidowanie jej zakresu (co przekładało się na zakres obowiązków inwestora zastępczego). Zaplanowane zamierzenia zamawiającego, mające być efektem zwiększonego zainteresowania działalnościa wystawienniczą, są (1) w fazie organizacji, hipotetycznie mogą dopiero wystąpić podczas gdy przesłanka unieważnienia stanowi o „wystąpieniu” okoliczności, a po (2) możliwe było ich zidentyfikowanie gdyby prawidłowo przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań. Dokonywanie takiej analizy na etapie oceny ofert jest zbyt późne, to nie jest ten etap procedury. Generalnie natomiast to przyczyna tej zmiany nie była „zewnętrzna”, tj. jej autorem był sam zamawiający.
Efektem było uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia postępowania. A zamawiający pozostał z koniecznością wyboru oferty najkorzystniejszej. Warto zatem pamiętać, że nie we wszystkich przypadkach skorzystanie z tej przesłanki unieważnienia postępowania może się udać, zwłaszcza jak sami jako zamawiający jesteśmy winni okolicznościom, które w naszym mniemaniu mają skutkować koniecznością unieważnienia postępowania. Jako zamawiający mamy być bowiem profesjonalistami w identyfikowaniu swoich potrzeb, co znajdować winno wyraz w prawidłowym przygotowaniu postępowania. To, że czasem życie pisze inny scenariusz, niestety nie powoduje zmiany w ocenie dostępności rozwiązań w zakresie negatywnego zakończenia postępowania.
¹wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 16.05.2025 r., sygn KIO 1501/25
Copyright Ireneusz Żarłok 2024-2025. Strona stworzona przy pomocy WebWave CMS