Prokrastynacja a prawo zamówień publicznych

Mogłoby się wydawać, że te dwa elementy w tytule nie mają ze sobą wiele wspólnego. Co może mieć bowiem zjawisko znane psychologii z normami prawnymi zawartymi w ustawie? W jaki sposób chroniczne, nałogowe odkładanie rzeczy na później, na ostatnią chwilę może znaleźć przełożenie na kwestie prawne? Okazuje się, że może i wcale nie musi to przecież być domena tylko prawa zamówień publicznych. Znany chyba wszystkim jest casus składania roliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych, gdzie z końcem kwietnia urzędy skarbowe przypominały kasy obiektów turystycznych w słoneczne dni długich weekendów z niekończącym się wężem kolejkowym. To właśnie nic innego jak pozostawienie sobie sprawy rozliczenia z fiskusem na ostatnią chwilę. A jak się nie zdąży? Coż - skutki mogą być rozmaite.

W zamówieniach publicznych takim terminem na podobieństwo rozliczenia podatku PIT jest termin składania ofert. Wyznaczany przez zamawiającego, określa moment do którego możliwe jest skuteczne złożenie przez wykonawców swoich ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Opisywany zazwyczaj nie tylko datą, ale i godziną (z racji tego, że przepis art. 222 ust. 1 ustawy Pzp nakłada obowiązek niezwłocznego otwarcia ofert po upływie terminu na ich składanie, rzadko spotyka się sytuacje gdzie termin ten wyznaczony jest jedynie datą, co daje możliwość złożenia oferty do końca dnia). Nieprzypadkowo użyte zostało wyżej słowo „skuteczne” w odniesieniu do złożenia ofert, bowiem przekroczenie tego terminu nie uniemożliwia co prawda złożenia oferty (normalnie może wpłynąć do zamawiającego, czy to elektronicznie, czy w formie pisemnej jeżeli taki rodzaj składania ofert został dopuszczony), ale takie nieterminowe złożenie będzie właśnie nieskuteczne, a zamawiający będzie zmuszony do odrzucenia oferty takego spóźnialskiego wykonawcy. Zgodnie bowiem z treścią art. 226 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp:

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (1) została złożona po terminie składania ofert;

Treść przepisu nie budzi jakichkolwiek wątpliwości: zamawiający musi odrzucić ofertę, co do której poweźmie informację że została złożona po upływie terminu składania ofert. Działanie zamawiającego jest w tym przypadku obligatoryjne, nie pozostawia żadnego luzu decyzyjnego.

No dobrze, ale co to znaczy „złożone po terminie składania ofert”? Kiedy oferta jest złożona; który moment decyduje, że mamy do czynienia ze złożeniem oferty? W wyroku z dnia 21 sierpnia 2024 r. sygn. KIO 2813/24 Krajowa Izba Odwoławcza wyjaśniła tę kwestię przesądzając, że momentem tym jest możliwość zapoznania się zamawiającego z treścią oferty, co odpowiada normie wynikającej z kodeksu cywilnego (art. 61 § 2 k.c.): „oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Oznacza to, że istotny jest nie moment złożenia oferty przez wykonawcę, tj. moment, w którym wysyła on ofertę do systemu informatycznego wykorzystywanego przez zamawiającego, gdy oferta «wychodzi» z serwera nadawcy, skoro z tym momentem zamawiający nie jest w stanie jeszcze zapoznać się z jej treścią. Ofertę należy uznać za złożoną zamawiającemu, w terminie, o którym mowa w art. 219 PrZamPubl, z momentem wprowadzenia jej do systemu informatycznego wykorzystywanego przez zamawiającego, w tym wypadku na Platformie Logintrade.net, tj. w momencie przejścia i zapisania jej na serwerze adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jej treścią”. 

Problem w analizowanym przypadku stanowił przypadek wysyłki oferty o godz. 9:59:42 (moment naciśnięcia przycisku [Wyślij]), a jej potwierdzenie i wpływ do zamawiającego na portal transakcyjny - o 10:00:58. Izba ponadto uznała, że termin składania ofert jest terminem prekluzyjnym, nieprzywracalnym. Nie jest również zależny od winy czy jej braku wykonawcy, który składa ofertę. To na wykonawcy ciąży obowiązek takiego zorganizowania sobie czasu, aby umożliwić bezproblemowe dotarcie oferty do zamawiającego (co jak widać, nawet w dobie superszybkiego internetu może zająć odrobinę czasu - w tym przypadku tak długo, że dla wykonawcy źle się to skończyło). W razie stwierdzenia prawidłowego funkcjonowania portalu transakcyjnego nie da się spóźnionej oferty z tego powodu, że wykonawca zrobił coś na ostatnią chwilę, przywrócić do postępowania i konieczne jest jej odrzucenie. Być może inaczej sytuacja wyglądałaby w razie awarii platformy i braku możliwości przesłania oferty, ale wówczas moglibyśmy się raczej zastanawiać nad unieważnieniem postępowania z powodu wystąpienia wady postępowania której wystąpienie spowodowało brak możliwości zawarcia niepodlegającej unieważnieniu umowy. 

Jeżeli zatem wykonawca cierpi na prokrastynację, to w takich przypadkach odkładanie spraw na ostatnią chwilę i wysyłka oferty w ostatnich sekundach terminu może być obarczona wysokim ryzykiem jej spóźnionego dotarcia do zamawiającego, ze skutkiem w postaci odrzucenia.

Copyright Ireneusz Żarłok 2024-2025. Strona stworzona przy pomocy WebWave CMS