Tanio, taniej, ... i po kosztach – czyli jak NIE pisać wyjaśnień w zamówieniach publicznych

„To nie jest błąd, my po prostu jesteśmy tani” – gdyby za każdym razem, gdy wykonawcy tłumaczą swoją cenę w przetargu tym zdaniem, dostawać złotówkę, można by sfinansować niejedno zamówienie publiczne. Niestety, w rzeczywistości zamiast nagrody w postaci udzielenia zamówienia w takim przypadku przychodzi informacja o odrzuceniu oferty z powodu rażąco niskiej ceny, co niejednokrotnie wywołuje zdziwienie, zaskoczenie a niekiedy i frustrację. Dlaczego „będzie Pan zadowolony” nie zadziałało?

Rażąco niska cena – poważna sprawa, nie formalność

Zacznijmy od tego, że wezwanie kierowane przez zamawiającego do złożenia wyjaśnień nie jest prawniczym spamem, który można zignorować albo odbębnić kilkoma zdaniami. To kluczowy moment, w którym wykonawca ma jedyną szansę (generalnie, bo wyjątkowo może być dopytany), by przekonać zamawiającego, że jego oferta nie jest ani podejrzanie tania, ani nierealna. I nie, samo stwierdzenie „bo mamy doświadczenie” albo „bo kupujemy materiały taniej” to zdecydowanie za mało. Rażąco niska cena to nie zarzut z automatu – ale jeśli nie potrafisz pokazać, dlaczego twoja cena jest niska, to równie dobrze możesz napisać: „mamy nadzieję, że nam się uda”.

„W przepisie art. 224 ust. 5 Prawa zamówień publicznych mowa jest o wykazaniu, czyli udowodnieniu, że cena nie jest rażąco niska. Chodzi tu przede wszystkim o przedstawienie konkretnych informacji, pozwalających później zamawiającemu na realną weryfikację wyceny. Dla wypełnienia obowiązku przez wykonawcę nie wystarczy zatem, aby ograniczył się on wyłącznie do ogólnych stwierdzeń, że w zaoferowanej cenie wykona zamówienie. Niezależnie od stopnia skomplikowania przedmiotu zamówienia, wykonawca nie jest zwolniony z dochowania należytej staranności przy składaniu wyjaśnień”¹. 

Najczęstszy błąd? Ogólniki i metoda kopiuj-wklej

Zamawiający nie oczekuje eseju filozoficznego, ale konkretów. Tymczasem w odpowiedziach często pojawiają się dwa grzechy główne:

• Ogólnikowość – czyli wyjaśnienia w stylu: „dysponujemy wykwalifikowaną kadrą”, „optymalizujemy procesy” czy „nasza firma jest innowacyjna”. Albo nieśmiertelne „współpracujemy od lat ze sprawdzonymi dostawcami, uzyskując wysokie rabaty/upusty”. Brzmi pięknie, ale niczego nie dowodzi. Zamawiający natomiast chce wiedzieć ile, co dokładnie i dlaczego to wpływa na koszty realizacji tego konkretnego zamówienia.

• Cytowanie orzecznictwa – tak, orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej mogą być ciekawe, ale nie zastąpią danych. Zacytowanie pięciu stron wyroku bez odniesienia do własnej sytuacji to jak tłumaczenie, że coś się opłaca, bo „tak mówi Google”.

Choć nie - muszę jeszcze zwrócić uwagę na trzeci błąd wykonawców - porównania. „Przecież moja oferta niewiele odbiega od oferty konkurencji, więc o jakiej rażąco niskiej cenie mówimy”? Ten argument pojawia się najczęściej, kiedy to złożonych zostało kilka ofert i jest pomiędzy nimi duża rozbieżność cenowa. Powstaje wątpliwość, dlaczego zamawiający nie uznał, że cena oferty jest realna, a rozbieżności wynikają z okoliczności oczywistych? Otóż najpewniej dlatego, że ... coś wzbudziło jego wątpliwości 😏

„Wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień w trybie art. 224 ust. 1 Prawa zamówień publicznych rodzi domniemanie, iż cena oferty jest rażąco niska. Zgodnie zaś z treścią art. 224 ust. 5 ww. ustawy to na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, że za zaoferowaną cenę jest w stanie zamówienie wykonać. Ciężar dowodu spoczywa na barkach tego, który oferuje i rozpoczyna się od momentu żądania wyjaśnień przez Zamawiającego i nie ulega on modyfikacji na etapie postępowania zarówno odwoławczego jak i skargowego”². Skoro zamawiający wzywa, to istnieje w jego ocenie domniemanie, że oferta zawiera rażąco niska. A to obliguje wykonawcę do złożenia wyjaśnień. Polemikę można sobie podarować, ewentualnie - jak już naprawdę zamawiający zalazł nam za skórę tym wezwaniem - napisać kilka zdań na końcu. Ale nie może to być istota odpowiedzi! Po pierwsze - merytoryka; dodatki na koniec.

Liczy się precyzja ... i dowody

Zamawiający nie chce wiedzieć, że masz dobry zespół (choć może też, ale nie jest to najważniejsze) – chce przede wszystkim poznać, że np. twoi pracownicy wykonają roboty w czasie krótszym o 20%, bo mają certyfikaty i pracowali już przy identycznych projektach. Nie wystarczy napisać, że masz dostęp do tanich materiałów – trzeba wskazać konkretne rabaty, dostawców, warunki handlowe. Dobrze jest też podać kalkulację kosztów, która pokazuje, że cena naprawdę się „spina”. Generalnie - im więcej, tym lepiej. I koniecznie nie zapominać o dowodach. Co z tego że wykonawca napisze, że posiada rabat 20% od cen rynkowych, jeżeli nie poprze tego konkretnym dowodem! W przeciwnym razie jest do tylko oświadczenie wykonawcy - a oświadczenia to etap składania oferty. Składając ofertę już wykonawca oświadczył że zamówienie wykona za taką cenę. Teraz natomiast ma przekonać zamawiającego, że faktycznie jest to w stanie za tę cenę zrobić. 

To właśnie precyzyjne, konkretne dane są twoją polisą na życie w postępowaniu przetargowym. Inaczej zamawiający uzna, że tylko go zwodzisz - co spotka się z konkretnym działaniem w postaci odrzucenia oferty i pozostanie tylko się odwoływać. Nie traktuj zatem wyjaśnień rutynowo, lecz skoncentruj się na swoich zaletach, mocnych punktach, wykazując swoją przewagę nad ofertami konkurencji i rozwiej wątpliwości zamawiającego. 

A jeżeli uznasz, że zamawiający był nadgorliwy kierując wezwanie? Cóż, możesz mu to powiedzieć, ale w podsumowaniu - kiedy już będziesz miał wszystko pięknie wyjaśnione.

¹ wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11.02.2025 r., sygn. KIO 178/25

² wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10.02.2025 r., sygn. KIO 97/25

Copyright Ireneusz Żarłok 2024-2025. Strona stworzona przy pomocy WebWave CMS